Møteplasser på det moderne kontoret

Hybride, digitale, fysiske, lange, korte, spontane, planlagte, formelle og uformelle. På en arbeidsplass møtes mennesker på mange ulike måter. Det moderne kontoret må støtte nye måter å arbeide på ved å tilby forskjellige møteplasser som er utformet for å fremme produktivitet, effektivitet og kreativitet.

Hvilke typer møter har dere?

For å kunne utforme møteplasser som passer for akkurat din virksomhet, må du begynne med å identifisere hvilke typer møter dere faktisk har, og hva som trengs for fremtidige møter. Tenk over hvordan ulike soner utnyttes, hvor store og hvor lange møter som holdes der, og hvilken grad av fokus som kreves – oppfyller dagens arealer disse behovene? Denne informasjonen er verdifull for designprosessen, og gjør det lettere å skape skreddersydde møteplasser som støtter din måte å jobbe på. Ved å få en bedre forståelse av hvordan medarbeidere og team vil arbeide sammen og hvilke typer møteplasser som tilfører verdi, er det enklere å optimalisere kontorarealet på riktig måte.

12,9 %

En omfattende undersøkelse fra National Bureau of Economic Research viser at antall møter blant kontorarbeidere har økt med 12,9 % etter pandemien. Den generelle lengden på møtene er redusert med 20,1 %.

Optimaliser kontorarealet

I det moderne kontoret må det tradisjonelle konferanserommet kompletteres med en rekke ulike møterom og møtearealer. Møter av mer uformell karakter kan med fordel holdes i åpne arealer som er avdelt av møbler med høy rygg, skjermvegger, avdelende oppbevaringsløsninger eller tekstiler – såkalte rom-i-rom. Korte avstemmingsmøter, kreative møter, prosjektmøter eller arbeidsmøter uten konfidensiell informasjon, er eksempler på møter som fungerer utmerket i et åpent miljø med riktig innredning og teknologi.

Snakk om plass i stedet for rom

Å snakke om "plass" i stedet for "rom" er derfor en beskrivelse som illustrerer hvordan kontorets møteplasser kan utformes mer fleksibelt, for å støtte nye måter å jobbe på. Når du kommer til kontoret, kan det også oppleves mer tiltalende å se kollegene dine enn at alle sitter inne i et rom. De åpne områdene lar også ulike avdelinger i organisasjonen samhandle mer fritt, noe som kan bidra til en mer inkluderende kultur på arbeidsplassen. Det åpner også for muligheten til å tilpasse miljøene til raske endringer i den daglige driften.

3 ergonomiske faktorer å ta hensyn til

AKUSTIKK. Akustikken har betydning for deltakernes fokus og produktivitet. Harde overflater, som for eksempel nakne vegger, glasspartier, skjermer og skrivetavler som ofte finnes i møterom, skaper et ubehagelig lydmiljø med høye lyder og ekko. Lydabsorbenter og tekstiler skaper ro og bidrar til et godt lydmiljø.

FARGE. Velge farge basert på aktivitet – ikke personlig smak eller trender. Ulike farger oppmuntrer og inviterer til ulike typer aktiviteter. Gule nyanser oppmuntrer for eksempel til kreativitet, mens blå gir beroligende effekt. Møtemiljøene skal være en harmonisk del av helheten på kontoret, men kan fortsatt ha ulike uttrykk. Tenk over hvilken følelse du vil skape i hvert enkelt møtemiljø.

LUFT OG VENTILASJON. Et velfungerende klimaanlegg er alfa og omega, spesielt i mindre rom uten vinduer, for å unngå at deltakerne blir døsige og slitne.

I kreative møter og ved idémyldring er det viktig å kunne bevege seg fritt i miljøet for å holde energien og tempoet oppe. Hev- og senkbare møtebord er lette å tilpasse etter behov – et høyere bord med barkrakker gjør at deltakerne kan være mer aktive, reise seg og delta i samtalen.

På det moderne kontoret blir det mer og mer vanlig at inngangspartiet kombineres med en arbeidslounge. Her blandes loungegrupper, prosjektbord og skrivebord i ulike høyder og det skal friste å sette seg ned for en kopp kaffe, ta en prat med en kollega eller jobbe litt fra laptopen.

Korte møter bør foregå på steder med for eksempel høyere bord og barkrakker, der deltakerne kan velge mellom å sitte eller stå. Lengre møter trenger derimot et miljø som er innredet med komfortable konferansestoler.

Skap soner med ulik fokusgrad

Når man planlegger kontoret, er det viktig å tenke på hvordan ulike miljøer plasseres i forhold til hverandre. Miljøer for konsentrasjonskrevende arbeid må for eksempel skilles fra områder der det er mye bevegelse og interaksjon mellom mennesker. En god start er derfor å dele inn kontoret i ulike soner, for eksempel aktiv sone der det er puls og bevegelse, sone for semifokus der man kan arbeide fokusert, men med en viss grad av kommunikasjon, samt sone for høyt fokus der man arbeider uforstyrret uten samtaler. Da skaper man forutsetninger for at alle kan utføre sine daglige arbeidsoppgaver på best mulig måte.

"Hvordan møteplasser på kontoret skal utformes, avhenger av hvilke typer møter man har og hvilken fokusgrad som kreves. Dette bestemmer om plassen skal være i et åpent eller lukket miljø samt i en aktiv sone eller i en sone for middels eller høyt fokus."

Henrik Axell, arbeidsplasstrateg, Kinnarps

Teknologi hånd i hånd med innredningen

Med riktig teknologi øker mulighetene med tanke på hvordan og hvor vi jobber – også innenfor kontorets fysiske lokaler. Behovet for teknologi spiller derfor en rolle for hvordan møtearealene på kontoret skal utformes. Trenger man å tilrettelegge for at folk utenfor kontorlokalene skal kunne koble seg opp digitalt på alle møteplasser? Det kan for eksempel være fra et satellittkontor, en hotellounge, en kafé, et tog eller hjemmefra. Eller passer det bedre med velfungerende møtearealer for digitale og hybride møter, og å la andre arealer være optimalisert for fysiske møter? I forkant av en endring på kontoret, er det viktig å tenke nøye gjennom hvilke møter som er egnet for å være digitale eller hybride i virksomheten – og hvilke som bør være fysiske. I tillegg kan du se over hvilke møteplasser som må kunne bookes.

Innred for spontane møter og sosial interaksjon

Selv om digital kommunikasjon har kommet langt, er det fysiske møtet fortsatt avgjørende for å fremme en sterk kultur, utvikle relasjoner og skape engasjement. Til tross for den teknologiske utviklingen er mennesket av natur et flokkdyr, og har behov for menneskelig kontakt. Når vi møtes fysisk, kan vi lese hverandres kroppsspråk og føle tilknytning og empati på en måte som er vanskelig å gjenskape gjennom skjermen. Små endringer i ansiktsuttrykket, hvordan vi bruker stemmen, beveger hendene og ikke minst øyekontakt forsterker budskapet vi vil få frem.

Hver dag oppstår spontane møter på arbeidsplassen. Kolleger møtes i korridorene og ved kaffeautomaten eller stopper opp ved hverandres arbeidsplasser for å stille spørsmål og lufte idéer. Disse spontane møtene er ikke bare viktige for relasjonene mellom medarbeiderne, men styrker også samarbeid og problemløsning. Gjør det lett for medarbeiderne å stoppe opp og snakke sammen ved å ha åpne, komfortable og innbydende sitte- eller ståplasser på utvalgte områder i kontorlokalet. Tenk over hvordan organisasjonen ønsker å oppmuntre folk til å møtes, og la dette gjenspeiles i hvordan kontoret utformes.

18 %

I en undersøkelse svarte 5000 kontoransatte på hvilke typer møter de tror man kommer til å ha på kontoret i fremtiden. Den estimerte fordelingen viser at spontane møter står for hele 18 %. Resultatet er et viktig aspekt å ha med seg når man utformer fremtidens kontor.

Vi ser at inspirerende og funksjonelle møteplasser gir rom for mer kreative og effektive møter. Det vi sikter mot er miljøer som er så komfortable, intuitive og innbydende at de skal skape høyere fokus og mer trivsel i møtet. Miljøer som er så godt planlagt og så funksjonelle at deltakerne kan fokusere på sine egne kreative prosesser og samarbeide på best mulig måte.

Trenger du hjelp til å utforme kontormiljøet? Kanskje det på tide med nye, spennende møteplasser – utover de tradisjonelle konferanserommene?

Kontakt oss!