Sjekkliste ved flytting: 6 ting du bør huske på

Flytteprosesser blir ofte langvarige og dyre, og kan ha en tendens til å skape misnøye blant ansatte. Det er som regel fordi de ikke er planlagt godt nok. Husker du å gjøre disse seks tingene før du flytter, legger du derimot grunnlaget for en smertefri og effektiv overgang til et nytt kontorlokale.

Før vi gyver løs på sjekklisten må jeg stille deg et spørsmål: Må dere virkelig bytte kontorlokaler? Grunnen til at jeg spør er fordi mange bedrifter bytter kontorer unødvendig ofte. I flere tilfeller kunne de heller utnyttet de tilgjengelige lokalene til det fulle. Så et godt råd er å finne ut hvor mange areal dere faktisk behøver, og undersøke muligheten for å tilpasse kontorinnredningen etter arbeidsmetodene og det nåværende kontorlokalet deres.

Les også: Flytte, omstrukturere eller endre kontoret? Her er tjenestene du bør vite om!

1. Involver de ansatte

Skal dere flytte uansett må du involvere de ansatte tidlig i prosessen. En overgang til et nytt kontorlokale fører til et nytt arbeidsmiljø, og et nytt arbeidsmiljø er langt mer enn bare innredning – det er et endringsprosjekt.

Gi alle medarbeidere god informasjon, og sørg for god kommunikasjon før, underveis og etter flytteprosessen. Hvorfor flytter dere, og hvordan vil det påvirke arbeidslivet, individet og bedriften? Husk at ikke alle er like glad i forandringer og omstillinger, så om noen har motforestillinger bør du la de få legge frem sine bekymringer og presentere sin side av saken.

Les også: Hvordan planlegge ditt nye kontor? Her er 6 tips

2. Sett en ansvarlig person på saken

En flytteprosess kan bli omfattende og medføre en rekke uforutsette situasjoner som krever rask omstilling. Velg ut en ansvarlig og tilpasningsdyktig person som holder i prosjektet fra start til slutt og forstår de ulike behovene til medarbeiderne sine. Da øker du sjansen for at prosessen blir smertefri og holder seg innenfor de kostnadsrammene som er satt.

Les også: Nytt kontor? Still deg selv disse 5 spørsmålene 

3. Undersøk hvordan de ansatte jobber

Undersøk hvordan medarbeiderne deres ønsker å jobbe. Er det virkelig behov for en lang rekke med cellekontorer, eller vil dere jobbe bedre i en fleksibel arbeidsplass der man kan veksle mellom loungeområder, åpne kontorlandskaper og områder for høykonsentrasjonsarbeid?

Det behøver ikke være en omfattende, tidkrevende prosess å undersøke hvordan medarbeiderne jobber. En enkel spørreundersøkelse kan være mer enn nok for å få den nødvendige innsikten i medarbeidernes behov og ønsker.

Les også: Godt arbeidsmiljø skapes og utvikles i fellesskap

4. Finn ut hvilke møbler som skal beholdes

Etter dere har kartlagt behovet til bedriften, er det på tide bestemme hvilke møbler som skal beholdes, og hvilke som bør resirkuleres. Står de nåværende møblene i stil med behovene til de ansatte, eller ønsker de nye møbler og kontorløsninger? Har møblene dine og utstyret ditt nådd slutten av levetiden sin, eller er de robuste nok til å holde ut litt lenger? 

Har du møbler som er konstruert med slitesterke materialer, laget for å vare lenge, kan det hende du kan beholde flere av dem når du flytter. Men husk at kontorstoler og bord bør kunne stilles inn etter den ansattes behov og tillate varierte og gode arbeidsstillinger. Og ikke minst bør kontorinnredning kunne justeres ettersom bedriften din vokser eller krymper.

Les også: Sjekkliste for anskaffelse av nytt kontorinteriør

5. Sorter materialer for resirkulering

Om du har møbler du skal kvitte deg med, bør du sortere de ordentlig slik at de kan resirkuleres på en kostnadseffektiv måte. Har dere mye plast, papp, papir eller treverk finnes det flere avfallsaktører som er villig til å betale for at dere resirkulerer det. Skiller dere på de ulike materialene øker verdien av avfallet betraktelig. 

Les også: Kinnarps tjenester: Gjenvinning 

6. Se etter en lagerleverandør

Bestem dere for hvordan dere skal lagre kontorutstyret og møblene deres underveis i flytteprosessen. Undersøk hva dere trenger av en lagerleverandør, og ikke minst når dere bør få på plass dette i en flytteprosess. Trenger dere transport til og fra lageret? Er du trygg på at leverandøren flytter møblene på en forsvarlig måte? 

Les også: Vurderer bedriften å flytte? Gjør dette først

Ingen flytteprosess er helt lik, og spørsmålene og svarene du bør stille til en lagerleverandør kan variere fra situasjon til situasjon – ikke minst med tanke på antallet nye aktører som entrer markedet og ny teknologi som påvirker lagrings- og flyttemetodene. Ikke overlat dette punktet til tilfeldighetene.